А по теме - минимум модератор клана должен быть зареган на сайте.
Заявка примерно так должна выглядеть
Клан куда хотел бы вступить
Ссылка на профиль
Контактные данные (Имя, возраст)
Можно еще указать ссылки на профиль людей, ктр могут поручиться и эти люди должны отписаться, что Да они поручаются за человека.
В группе потом модераторы и Админ создают тему, где обсуждают стоит принимать или нет.
У нас на НВ была такая тему, но там был всего 1 клан, топик клана был закрытым, человек писал кому-нить из клана, что хочет вступить в клан и потом в топике создавалась тема - брать или нет и через некоторое время по результатам голосования принималось решение принимать или нет.